Hợp đồng xây dựng: Nhận diện các tranh chấp phổ biến và Giải pháp phòng ngừa rủi ro

        1. Đặt vấn đề

Hợp đồng xây dựng giữ vai trò quan trọng trong quá trình tổ chức thực hiện một dự án xây dựng. Thông qua hợp đồng, chủ đầu tư và nhà thầu xác lập phạm vi công việc, tiến độ, giá hợp đồng, phương thức thanh toán, yêu cầu về chất lượng, trách nhiệm đối với rủi ro, cơ chế sửa đổi, tạm dừng, chấm dứt và giải quyết tranh chấp. Theo Luật Xây dựng 2025, “hợp đồng xây dựng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự để thực hiện các công việc trong hoạt động xây dựng”[1].

Hợp đồng xây dựng có những đặc điểm tạo ra tính phức tạp hơn so với nhiều giao dịch dân sự, kinh tế thông thường bởi những yếu tố như: (i) việc thực hiện hợp đồng có sự tham gia của nhiều chủ thể như chủ đầu tư, nhà thầu chính, nhà thầu phụ, tư vấn quản lý dự án, tư vấn giám sát, đơn vị thiết kế và các chủ thể có liên quan. (ii) nghĩa vụ của các bên có tính liên kết cao: việc chủ đầu tư chậm bàn giao mặt bằng có thể làm nhà thầu chậm tiến độ; việc nhà thầu chậm thi công có thể làm phát sinh chi phí quản lý của chủ đầu tư; việc thay đổi thiết kế, sự kiện bất khả kháng, thay đổi chính sách pháp luật, thay đổi/điều chỉnh dự án đầu tư dẫn đến thay đổi quy hoạch, thiết kế đều có thể đồng thời làm thay đổi khối lượng, giá và thời gian thực hiện hợp đồng.

Do đó, một tranh chấp về hợp đồng xây dựng thường không đơn thuần là câu hỏi về vi phạm thuần túy của một bên nào, mà thường phải đặt trong bối cảnh tổng thể có nhiều yếu tố, nguyên nhân tác động trực tiếp hay gián tiếp đến một hay nhiều hành vi để xem xét hành vi đó có phải là hành vi vi phạm hay không; các vi phạm, trách nhiệm đối với vi phạm và các rủi ro, thiệt hại có liên quan sẽ thuộc về bên nào, bên bị ảnh hưởng đã thực hiện nghĩa vụ thông báo và giảm thiểu thiệt hại hay chưa, và hậu quả pháp lý cần được phân bổ như thế nào,...

Thực tiễn giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng cho thấy các tranh chấp thường phổ biến và chia thành hai nhóm phát sinh từ yếu tố khách quan và chủ quan, các tranh chấp này xuất hiện với nhiều dạng khác nhau và có xu hướng ngày càng tăng. Theo khảo sát năm 2022 của VIAC và VACC cho thấy nguyên nhân chủ yếu gây ra tranh chấp hợp đồng xây dựng do vi phạm thanh toán chiếm tỉ lệ cao nhất là 66%, tiếp theo là vi phạm tiến độ thi công chiếm 43%.[2]  Những vấn đề trên cho thấy bên cạnh việc hoàn thiện pháp luật về hợp đồng xây dựng, các chủ thể trong hợp đồng cần chủ động xây dựng các biện pháp phòng ngừa rủi ro, giảm thiểu thiệt hại khi soạn thảo,giao kết hợp đồng. Bài viết tập trung chỉ ra và phân tích một số dạng tranh chấp đang tồn tại phổ biến trong quan hệ hợp đồng xây dựng. Đồng thời, đánh giá và đề xuất một số biện pháp phòng ngừa rủi ro, hạn chế thiệt hại để vừa bảo đảm quyền lợi của chủ đầu tư và nhà thầu, vừa thúc đẩy tính ổn định, liên tục và hiệu quả của dự án xây dựng.

2. Một số tranh chấp điển hình trong hợp đồng xây dựng

2.1. Tranh chấp phát sinh từ yếu tố chủ quan (vi phạm nghĩa vụ hợp đồng)

Thứ nhất, thanh toán

Nghĩa vụ thanh toán là nghĩa vụ cơ bản của bên giao thầu. Luật Xây dựng2025 quy định việc thanh toán phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và điều kiện thanh toán đã thỏa thuận; bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo hợp đồng.[3] Riêng với loại dự án đặc biệt thuộc dự án đầu tư công, dự án PPP thì còn có những yêu cầu riêng về thanh toán tại Nghị định 210/2026/NĐ-CP.[4]  

Các quy định này góp phần tăng tính minh bạch trong việc thực hiện hợp đồng, nhưng thực tiễn cho thấy việc thanh toán của bên giao thầu cho nhà thầu xây dựng lại phụ thuộc vào sự nghiêm túc và thiện chí giữa các bên, nổi bật trong các tranh chấp về thanh toán là vấn đề về “hồ sơ thanh toán hợp lệ”. Hồ sơ thanh toán được quy định tại các hợp đồng xây dựng thường đa dạng, tùy theo thỏa thuận của các bên có liên quan chứ không theo hợp đồng mẫu hay hướng dẫn chung của pháp luật, có thể bao gồm nhiều tài liệu như: biên bản nghiệm thu, bảng xác định khối lượng, đề nghị thanh toán, hóa đơn, hồ sơ chất lượng, kết quả kiểm định/chứng nhận, các chấp thuận/giấy phép cần thiết có liên quan theo quy định và các tài liệu khác được các bên thỏa thuận chi tiết tại hợp đồng.

Nếu quy định về điều kiện và hồ sơ thanh toán tại hợp đồng quá mơ hồ thì khả năng xảy ra tranh chấp càng cao, nhưng nếu quy định về điều kiện và hồ sơ thanh toán tại hợp đồng quá chi tiết thì rủi ro cho nhà thầu đáp ứng các điều kiện thanh toán cũng trở nên khó khăn và tiềm ẩn rủi ro tranh chấp lớn. Thực tế cho thấy, nhiều chủ đầu tư, bên mời thầu chủ ý vin vào điều kiện và thủ tục thanh toán để trì hoãn nghĩa vụ thanh toán, mà điển hình là đưa ra nhiều hồ sơ thanh toán không thiết yếu hay những yêu cầu hoàn thiện hồ sơ thanh toán không hợp lý, hay lợi dụng những sai sót nhỏ về hình thức để kéo dài thời hạn thanh toán. Tuy nhiên xét ở góc độ của chủ đầu tư/bên giao thầu, việc quy định rõ về điều kiện, hồ sơ nghiệm thu và thanh toán là một biện pháp bảo vệ quyền lợi cho chủ đầu tư/bên giao thầu, theo đó, chủ đầu tư/bên giao thầu sẽ chỉ thanh toán cho Nhà thầu khi đã đảm bảo đủ chất lượng,khối lượng thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, yêu cầu của chủ đầu tư/bên giao thầu.Trong trường hợp hợp đồng xây dựng được sử dụng để vay vốn tại các ngân hàng, tổ chức tín dụng, thì điều khoản về điều kiện và hồ sơ thanh toán cũng được các ngân hàng, tổ chức tín dụng xem xét và thẩm định kĩ lượng.

Nhận biết các vấn đề này nhằm giúp cho các bên cẩn trọng hơn trong quá trình xem xét, đàm phán và thống nhất các điều khoản có liên quan đến điều kiện, hồ sơ thanh toán nhằm hạn chế các rủi ro tranh chấp tiềm ẩn.

Thứ hai, tiến độ và phân định trách nhiệm

Chậm tiến độ, thay đổi tiến độ thực hiện hợp đồng là một trong những nhóm vấn đề phát sinh tranh chấp điển hình của hợp đồng xây dựng. Tuy nhiên, chậm tiến độ trên thực tế hiếm khi chỉ do một nguyên nhân. Một công trình có thể đồng thời gặp các sự kiện như chủ đầu tư bàn giao mặt bằng chậm, hồ sơ thiết kế thay đổi, nhà thầu huy động nhân lực không đầy đủ, điều kiện địa chất khác với dự kiến, thiếu vật liệu, hồ sơ pháp lý chưa đầy đủ hoặc bất khả kháng, thời tiết bất lợi, gặp yếu tố ngoại cảnh khác ngoài dự kiến,.... Khi đó, việc xác định “bên có lỗi” theo cách tiếp cận đơn tuyến là không phù hợp.

Pháp luật hiện hành đã có quy định và hướng dẫn về thỏa thuận điều chỉnh thời gian, tiến độ và xác định trách nhiệm của mỗi bên có liên quan trong hợp đồng.[5] Tuy nhiên, pháp luật về xây dựng không đặt ra một cơ chế cụ thể để xác định vi phạm của một hoặc các bên liên quan đến chậm tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng, việc xác định vi phạm và trách nhiệm đối với vi phạm sẽ được xác định dựa trên: quy định chi tiết của hợp đồng, quy định của pháp luật và tất cả các yếu tố ngoại cảnh,nội cảnh có liên quan. Ví dụ, giả định rằng tiến độ thực hiện của một hợp đồng xây dựng bị chậm khoảng 60 ngày so với tiến độ quy định trong hợp đồng, nhưng khi xác minh “lỗi”của các bên có liên quan, thì lại xuất hiện cả yếu tố bên ngoài và chủ quan của các bên như: nhà thầu có lỗi trong việc bố trí thiếu nhân sự hoặc chậm tiến độ do lỗi chủ quan khác, chủ đầu tư/bên giao thầu có lỗi trong việc bàn giao chậm mặt bằng hoặc chậm phê duyệt kế hoạch/biện pháp thi công do nhà thầu đệ trình,... hoặc thậm chí phát sinh cả yếu tố khách quan như điều kiện thời tiết bất lợi, khó khăn trong việc tìm nhân công tại địa bàn do ảnh hưởng từ các công trình khác, khó khăn trong việc vận chuyển và tập kết vật tư, vật liệu do hạ tầng chưa đảm bảo,...   

Vấn đề cốt lõi vì vậy không chỉ là xác định sự kiện nào xảy ra trước mà phải xác định quan hệ nhân quả giữa các sự kiện, hành vi của mỗi bên có liên quan, phần thời gian bị ảnh hưởng và thiệt hại phát sinh. Và như vậy, vấn đề cốt lõi nằm ở khả năng và nghĩa vụ chứng minh của bên bị vi phạm. Thực tiễn cho thấy các tranh chấp chủ yếu phát sinh do bên bị vi phạm không thể hoặc khó chứng minh vi phạm của bên vi phạm; hoặc việc chậm tiến độ là do cộng hưởng từ vi phạm của nhiều bên, kèm theo cả các yếu tố khách quan từ bên ngoài dẫn đến việc khó xác định và minh định được phạm vi lỗi của mỗi bên và hậu quả pháp lý, giới hạn trách nhiệm đối với phần thiệt hại tương ứng với lỗi của mối bên.

Thứ ba, công việc phát sinh làm thay đổi, điều chỉnh hợp đồng

Trong quá trình thi công, thay đổi thiết kế và phát sinh khối lượng là một nhu cầu khá phổ biến, việc phát sinh khối lượng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân: thay đổi thiết kế, thay đổi yêu cầu của chủ đầu tư, điều kiện thực tế khác với hồ sơ thiết kế, yêu cầu xử lý sự cố hoặc yêu cầu kỹ thuật phát sinh trong quá trình thi công. Pháp luật tôn trọng sự tự nguyện của các bên trong việc sửa đổi hợp đồng, điều chỉnh khối lượng, đơn giá và giá hợp đồng.[6]

Thực tiễn cho thấy các tranh chấp trong hợp đồng xây dựng liên quan đến khối lượng của hợp đồng thường xảy ra trong trường hợp như: Nhà thầu cần thực hiện ngay công việc phát sinh để bảo đảm tiến độ thi công trong khi chưa hoàn tất thủ tục sửa đổi hợp đồng hoặc hợp đồng có quy định về việc điều chỉnh khối lượng nhưng thiếu rõ ràng. Một ví dụ thực tiễn minh chứng cho nhận định trên như sau: Tư vấn giám sát yêu cầu nhà thầu thực hiện thêm một biện pháp gia cố do điều kiện thực tế tại công trường, dẫn đến việc Nhà thầu phải bổ sung ngay khối lượng công việc để bảo đảm an toàn công trình. Nhưng sau đó chủ đầu tư cho rằng công việc này không nằm trong phạm vi hợp đồng và không có văn bản phê duyệt nên không thanh toán và từ chối thanh toán cho khối lựng phát sinh của Nhà thầu.

Trong tình huống này, cần xác định: Ai có thẩm quyền ra chỉ đạo? Chỉ đạo có nằm trong phạm vi quyền quản lý theo hợp đồng không? Nguyên nhân phát sinh thuộc trách nhiệm của bên nào? Nhà thầu có nghĩa vụ thực hiện ngay để bảo đảm an toàn không? Chủ đầu tư có hưởng lợi từ công việc đó không? Công việc có thực sự ngoài phạm vi hợp đồng không? Nhà thầu có thông báo về chi phí và ảnh hưởng tiến độ hay không?. Nhưng để trả lời một cách rõ ràng các vấn đề trên thì yếu tố tiên quyết là hợp đồng phải có quy định cụ thể. Mọi thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến phạm vi, giá, tiến độ, chất lượng công việc cần được kiểm soát bằng một quy trình quản lý thay đổi thống nhất.

Thứ tư, bồi thường thiệt hại

Một trong những khó khăn lớn nhất của tranh chấp hợp đồng xây dựng là chứng minh thiệt hại. Bồi thường thiệt hại được xác định trên cơ sở thiệt hại thực tế, thiệt hại được xác định trước tương ứng với nghĩa vụ bị vi phạm và mức độ vi phạm.[7]

Tuy nhiên, thiệt hại trong xây dựng có đặc điểm khó lượng hóa. Một ngày chậm tiến độ có thể làm phát sinh: chi phí nhân công; chi phí máy móc; chi phí thuê mặt bằng; chi phí quản lý; chi phí bảo vệ công trường; chi phí tài chính; chi phí gia hạn bảo lãnh, bảo hiểm; chi phí điều động lại nguồn lực; thiệt hại do mất cơ hội kinh doanh. Không phải tất cả các khoản này đều đương nhiên là thiệt hại được bồi thường. Bên yêu cầu bồi thường phải chứng minh mối quan hệ giữa hành vi vi phạm và thiệt hại. Chẳng hạn, nếu chủ đầu tư chậm bàn giao mặt bằng 20 ngày nhưng nhà thầu trong khoảng thời gian đó vẫn có thể thi công các hạng mục khác, rất khó xác định toàn bộ 20 ngày đều là nguyên nhân của thiệt hại. Do đó,việc chứng minh thiệt hại trong tranh chấp xây dựng cần dựa trên dữ liệu tiến độ,hồ sơ hiện trường, nhật ký thi công, kế hoạch huy động nhân lực, thiết bị và các chứng từ chi phí.

Do hiện nay chưa có một bộ tiêu chí đủ chi tiết cho việc đánh giá loại chứng cứ nào có giá trị và phương pháp xác định thiệt hại đặc thù trong xây dựng nên việc xác định thiệt hại và xác định trách nhiệm đối với thiệt hại sẽ áp dụng theo nguyên tắc chung của Bộ luật dân sự, Luật Xây dựng và thỏa thuận chi tiết của các bên trong hợp đồng xây dựng. Trong trường hợp hợp đồng không có quy định chi tiết về các nội dung trên, thì việc giải quyết tranh chấp sẽ phụ thuộc tương đối lớn vào đánh giá và quan điểm của cơ quan giải quyết tranh chấp.

2.2. Nhóm tranh chấp phát sinh từ yếu tố khách quan

Thứ nhất, tranh chấp do điều kiện thi công thực tế của công trường

Điều kiện thi công có thể chịu ảnh hưởng của thời tiết, địa chất, thủy văn, địa hình, điều kiện mặt bằng, hạ tầng kỹ thuật hiện hữu và các yếu tố khác mà không phải lúc nào cũng có thể dự liệu đầy đủ trước khi thi công. Điển hình như hồ sơ khảo sát trước thi công có thể không phản ánh đầy đủ điều kiện thực tế,dẫn đến việc dự án phải thay đổi biện pháp thi công hoặc phát sinh khối lượngngoài dự kiến. Tương tự, thời tiết bất lợi có thể làm gián đoạn thi công, nhưng không phải mọi trường hợp thời tiết xấu đều đương nhiên tạo thành sự kiện bất khả kháng. Cần đánh giá mức độ bất thường, khả năng dự liệu, khả năng khắc phục và mức độ ảnh hưởng thực tế đối với tiến độ công việc. Do đó, hợp đồng cần quy định phương thức xác định và ghi nhận các điều kiện bất thường tại công trường.Khi phát hiện sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chi phí, nhà thầu cần nhanh chóng: ghi nhận hiện trạng; thông báo cho chủ đầu tư và các bên liên quan; đánh giá ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí; đề xuất biện pháp khắc phục; xác định trách nhiệm và phương án phân bổ chi phí; cập nhật tiến độ và hồ sơ hợp đồng nếu cần thiết. Việc không xác lập chứng cứ ngay tại thời điểm sự kiện xảy ra là một trong những nguyên nhân khiến tranh chấp về điều kiện thi công trở nên khó giải quyết.

Thứ hai, tranh chấp liên quan đến sự kiện bất khả kháng, hoàn cảnh thay đổi cơ bản

Bất khả kháng là một trong những căn cứ thường được các bên viện dẫn khi xảy ra sự kiện làm gián đoạn hoặc cản trở việc thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, cần tránh cách hiểu đơn giản rằng cứ có thiên tai, dịch bệnh hoặc chiến tranh thì đương nhiên mọi nghĩa vụ của bên bị ảnh hưởng đều được miễn trừ.

Khi xem xét đến bất khả kháng cần phân biệt ba vấn đề: Thứ nhất, sự kiện có thuộc phạm vi bất khả kháng hay không; Thứ hai, sự kiện có thực sự ảnh hưởng đến việc thực hiện nghĩa vụ cụ thể hay không; Thứ ba, bên bị ảnh hưởng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thông báo và biện pháp hạn chế thiệt hại hay chưa. Chẳng hạn,một đợt mưa lớn có thể ảnh hưởng đến công việc đào móng nhưng không nhất thiết khiến toàn bộ dự án phải dừng thi công. Vì vậy, cần đánh giá quan hệ nhân quả giữa sự kiện và nghĩa vụ bị ảnh hưởng thay vì chỉ dựa vào việc sự kiện có xảy ra hay không.

Đặc biệt, một bất cập lớn trong soạn thảo hợp đồng xây dựng là sự nhầm lẫn phổ biến giữa sự kiện bất khả kháng và thực hiện hợp đồng khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Sự khác biệt căn bản nằm ở chỗ, sự kiện bất khả kháng không thể khắc phục được dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép[8], còn hoàn cảnh thay đổi cơ bản là làm cho việc thực hiện hợp đồng trở nên vô cùng khó khăn hoặc làm mất cân bằng nghiêm trọng về lợi ích của một bên hoặc hợp đồng không còn ý nghĩa nếu hợp đồng tiếp tục thực hiện như cam kết ban đầu[9] (như sự gia tăng đột biến của giá nguyên vật liệu, chính sách thuế/pháp luật thay đổi đột ngột hoặc biến động tỷ giá,…).

Tuy nhiên, phần lớn các hợp đồng xây dựng tại Việt Nam hiện nay chỉ tập trung dự liệu điều khoản bất khả kháng mà bỏ ngỏ các quy định về hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Điều này tạo ra một khoảng trống hợp đồng nguy hiểm. Khi hợp đồng thiếu vắng điều khoản ứng phó với hoàn cảnh thay đổi cơ bản, các bên buộc phải viện dẫn quy định tại Điều 420 Bộ luật Dân sự năm 2015. Tuy nhiên, quy định của Bộ luật Dân sự chỉ mang tính chất nguyên tắc chung. Trong khi đó, quy trình đàm phán lại hoặc yêu cầu Tòa án sửa đổi hoặc chấm dứt hợp đồng đòi hỏi các tiêu chí chứng minh rất khắt khe và tốn nhiều thời gian. Nếu các bên không đạt được đồng thuận, tranh chấp sẽ leo thang phức tạp, dự án rơi vào tình trạng đóng băng, gây thiệt hại dây chuyền và rủi ro pháp lý vô cùng lớn cho cả chủ đầu tư, nhà thầu lẫn các bên liên quan khác.

3. Một số biện pháp phòng ngừa rủi ro tranh chấp trong hợp đồng xây dựng

Phòng ngừa rủi ro là cơ chế can thiệp sớm để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu khả năng tranh chấp và thiệt hại phát sinh từ hợp đồng xây dựng.

3.1. Giai đoạn tiền hợp đồng: Đánh giá rủi ro trước khi giao kết hợp đồng

Một trong những nguyên nhân phổ biến của tranh chấp là các bên ký hợp đồng khi chưa đánh giá đầy đủ các điều kiện thực tế của dự án. Trước khi ký hợp đồng, cần đánh giá tối thiểu: khả năng biến động giá nguyên vật liệu; thời gian thực hiện; điều kiện địa chất, địa hình, mặt bằng thi công; khả năng cung ứng nhân lực,vật liệu; năng lực tài chính của các bên; hồ sơ pháp lý; khả năng thay đổi thiết kế; khả năng phát sinh khối lượng; các rủi ro về khách quan về thời tiết, khí hậu; các thay đổi pháp luật có thể dự liệu; khả năng xảy ra sự kiện bất khả kháng… Kết quả đánh giá rủi ro sau đó cần được chuyển hóa thành các điều khoản cụ thể của hợp đồng.

Nói cách khác, phòng ngừa rủi ro phải bắt đầu trước khi ký hợp đồng, chứ không phải khi tranh chấp đã xảy ra. Đối với nhà thầu, việc đánh giá rủi ro trước hợp đồng giúp xác định mức dự phòng chi phí, thời gian thi công, huy động nhân lực, thiết bị... Đối với chủ đầu tư/bên giao thầu, việc này giúp lựa chọn loại giá hợp đồng và cơ chế phân bổ rủi ro phù hợp, hạn chế tình trạng giá dự thầu thấp nhưng sau đó liên tục phát sinh yêu cầu điều chỉnh.

3.2. Giai đoạn soạn thảo và đàm phán hợp đồng

Thứ nhất, xác định rõ điều kiện và hồ sơ nghiệm thu và thanh toán phù hợp với từng loại đối tượng của hợp đồng, tính chất công việc và đặc thù của dự án/gói thầu xây dựng:

Nghĩa vụ thanh toán trong hợp đồng cần xây dựng theo hướng: Khi bên nhận thầu đã hoàn thành công việc đáp ứng điều kiện nghiệm thu và đã cung cấp hồ sơ thanh toán theo đúng yêu cầu hợp đồng, nghĩa vụ thanh toán của bên giao thầu phát sinh theo thời hạn đã thỏa thuận. Nếu hồ sơ thanh toán có thiếu sót, bên giao thầu phải thông báo cụ thể bằng văn bản về tài liệu còn thiếu trong một thời hạn nhất định. Không nên cho phép bên giao thầu liên tục yêu cầu bổ sung những tài liệu không có trong hợp đồng hoặc những tài liệu không thực sự cần thiết để xác định giá trị thanh toán. Có thể tham khảo cơ chế: hồ sơ hợp lệ → thời hạn phản hồi → thời hạn thanh toán → lãi chậm trả. Cơ chế này sẽ hạn chế tình trạng từ chối hồ sơ thanh toán vô lý và xác định cụ thể thời điểm phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Về việc xây dựng điều khoản về điều kiện và hồ sơ nghiệm thu, thanh toán: Cần lưu ý rằng các hợp đồng mẫu thường chỉ đưa ra các điều kiện chung về nghiệm thu, thanh toán. Nhưng việc các bên có liên quan xây dựng và đàm phán các điều khoản này thì phải linh hoạt và phù hợp với từng dự án/công trình/hạng mục công việc cụ thể, những yếu tố đặc thù, đặc tính riêng của từng đối tượng hợp đồng, một vài ví dụ như sau:

- Đối với hợp đồng tư vấn thiết kế: Đối tượng của hợp đồng là các sản phẩm trí tuệ (bản vẽ, thuyết minh, dự toán, ...). Do đó, điều kiện nghiệm thu không thể chỉ dựa trên việc giao nộp đủ tài liệu mà phải gắn chặt với các bước thiết kế (thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công). Chất lượng hồ sơ phải đáp ứng nhiệm vụ thiết kế, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành. Đặc biệt, hồ sơ nghiệm thu cần có các văn bản thẩm duyệt của cơ quan quản lý nhà nước (như phòng cháy chữa cháy, đánh giá tác động môi trường, quy hoạch kiến trúc) hoặc báo cáo thẩm tra của bên thứ ba độc lập. Việc nghiệm thu các sản phẩm trí tuệ ở bước ý tưởng (concept) cũng mang tính định tính nhiều hơn định lượng, vì vậy cần có các tiêu chí nghiệm thu cụ thể để tránh các tranh chấp mang tính quan điểm/chủ quan của từng bên. Cấu trúc thanh toán thường được chia nhỏ theo các mốc đệ trình và phê duyệt hồ sơ thay vì nghiệm thu hiện trường. Cần quy định rõ tỷ lệ thanh toán khi tư vấn nộp hồ sơ (ví dụ: 70% giá trị giai đoạn) và khi hồ sơ được phê duyệt (30% còn lại). Bên cạnh đó, điều khoản thanh toán cần có cơ chế xử lý linh hoạt đối với chi phí phát sinh do các lần chỉnh sửa thiết kế: phân định rõ trường hợp chỉnh sửa do lỗi của tư vấn (không được thanh toán thêm) và trường hợp do chủ đầu tư thay đổi nhiệm vụ, quy mô thiết kế (tính như một khoản phát sinh).

- Đối với hợp đồng tư vấn giám sát: Đặc thù của dịch vụ này là quá trình kiểm soát và hiện diện liên tục tại công trường.Việc nghiệm thu không dựa trên sản phẩm vật chất mà dựa trên quá trình cung cấp dịch vụ. Hồ sơ nghiệm thu định kỳ bao gồm báo cáo giám sát tháng/quý, nhật ký công trình, bảng chấm công/kiểm tra sự hiện diện của nhân sự chủ chốt (Kỹ sư trưởng, Giám sát viên), và tính kịp thời, chuẩn xác trong việc kiểm tra, ký duyệt hồ sơ chất lượng của nhà thầu thi công. Dòng tiền thanh toán thường được chia đều theo các tháng hoặc quý tương ứng với thời gian dự kiến thực hiện dự án, hoặc gắn liền với tiến độ giải ngân của gói thầu thi công chính. Điều khoản đàm phán cần đặc biệt lưu ý cơ chế thanh toán bù đắp chi phí khi thời gian thi công bị kéo dài không do lỗi của tư vấn giám sát, và chi phí làm ngoài giờ (ca đêm, ngày lễ) khi chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu thi công tăng ca để ép tiến độ,...

- Đối với hợp đồng thi công xây dựng: Điều kiện nghiệm thu của hợp đồng thi công thường là khâu phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro tranh chấp nhất, đi từ nghiệm thu vật liệu đầu vào, nghiệm thu công việc khuất lấp, nghiệm thu giai đoạn/bộ phận công trình, cho đến chạy thử và bàn giao đưa vào sử dụng. Điều kiện nghiệm thu phải tuân thủ nghiêm ngặt chỉ dẫn kỹ thuật và bản vẽ được duyệt. Hồ sơ yêu cầu số lượng tài liệu đồ sộ: chứng chỉ xuất xưởng, kết quả thí nghiệm chuyên ngành, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu có đủ chữ ký của các bên tham gia. Cơ chế thanh toán phụ thuộc trực tiếp vào hình thức giá hợp đồng (trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh). Cần thiết kế các điều khoản chi tiết về: Lộ trình thu hồi tiền tạm ứng; Tỷ lệ giữ lại để bảo hành công trình (thường từ 3% - 5%); Quy định điều kiện thanh toán cho vật tư, thiết bị đã tập kết tại công trường nhưng chưa lắp đặt (cần ràng buộc về bảo hiểm và lưu kho); và Thủ tục, thời hạn xác nhận thanh toán cho các khối lượng công việc phát sinh nhằm duy trì dòng tiền ổn định cho nhà thầu.

- Đối với hợp đồng tư vấn quản lý: Tiêu chí nghiệm thu được đánh giá qua mức độ hoàn thành các chỉ tiêu trọng yếu của dự án (KPIs) về An toàn - Chất lượng - Tiến độ - Ngân sách. Hồ sơ nghiệm thu là hệ thống các tài liệu quản trị: báo cáo quản lý dự án định kỳ, kết quả đánh giá và lựa chọn nhà thầu, kế hoạch kiểm soát rủi ro, và sự phối hợp giải quyết xung đột giữa các nhà thầu trên công trường. Việc nghiệm thu thường hoàn tất khi dự án được bàn giao trọn vẹn cho đơn vị vận hành. Điều khoản thanh toán thường kết hợp giữa thanh toán định kỳ (để duy trì bộ máy ban quản lý) và thanh toán theo các mốc hoàn thành chiến lược của dự án (ví dụ: hoàn thành cấp phép xây dựng, hoàn thành thi công phần ngầm, cất nóc, bàn giao). Yếu tố đặc thù quan trọng nhất cần đưa vào là cơ chế Thưởng - Phạt. Cần quy định tỷ lệ thưởng phần trăm rõ ràng nếu tư vấn quản lý giúp dự án rút ngắn tiến độ hoặc tiết kiệm ngân sách, đồng thời có chế tài trừ phí nếu dự án đình trệ, đội vốn do năng lực điều phối, quản lý rủi ro yếu kém của đơn vị tư vấn. Có thể giữ lại một tỷ lệ thanh toán nhất định (thường 5-10%) cho đến khi có báo cáo quyết toán và kiểm toán dự án cuối cùng.

Thứ hai, quy định rõ về các trường hợp điều chỉnh tiến độ tại hợp đồng, quy trình, điều kiện và trách nhiệm của các bên có liên quan

Để giảm thiểu các rủi ro khó xác định vi phạm và trách nhiệm do vi phạm trong trường hợp việc chậm tiến độ xuất phát từ nhiều nguyên nhân (bao gồm cả nguyên nhân chủ quan của các bên và khách quan từ ngoại cảnh, bất khả kháng), hợp đồng cần có những điều khoản quy định chi tiết về cách thức phân định trách nhiệm các bên theo nguyên tắc: Thứ nhất, xác định các sự kiện có thể gây ảnh hưởng đến việc điều chỉnh,kéo dài tiến độ thực hiện hợp đồng; Thứ hai, xác định rõ những sự kiện nào được xem là vi phạm, sự kiện nào được xem là không vi phạm; Thứ ba, quy định rõ về quy trình xử lý, đàm phán điều chỉnh tiến độ của hợp đồng và trách nhiệm của từng bên có liên quan; Thứ tư, quy định rõ về trách nhiệm, chế tài xử lý vi phạm trong từng loại/nhóm sự kiện cụ thể, và phương thức xác định cụ thể giá trị các khoản phạt, bồi thường thiệt hại (ví dụ như nguyên tắc xác định số ngày ảnh hưởng thực tế của từng sự kiện được xem là số ngày vi phạm (thay vì đương nhiên mặc định tổng số ngày chậm tiến độ là số ngày vi phạm) và phân bổ trách nhiệm tương ứng, các khoản phạt tương ứng trên số ngày ảnh hưởng hoặc trên hành vi, các loại thiệt hại được bồi thường,...), xác định thời điểm phát sinh, ảnh hưởng dự kiến và biện pháp khắc phục.

Pháp luật cho phép các bên thỏa thuận cụ thể về trường hợp điều chỉnh thời gian, tiến độ và trách nhiệm đối với thiệt hại do kéo dài thời gian.[10] Trên cơ sở đó các bên cần thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng để phù hợp với điều kiện thực tế của từng dựán: điều kiện được gia hạn; thời hạn thông báo; tài liệu chứng minh; phương pháp xác định số ngày được gia hạn; trường hợp nhiều nguyên nhân đồng thời; trách nhiệm của bên có lỗi một phần; nghĩa vụ giảm thiểu chậm tiến độ. Đặc biệt, cần lưu ý phân biệt giữa quyền được gia hạn thời gian và quyền được bồi thường chi phí phát sinh. Một sự kiện có thể cho phép nhà thầu được gia hạn nhưng không nhất thiết đồng thời làm phát sinh quyền được bồi thường.

Thứ ba, quy định rõ về các trường hợp điều chỉnh khối lượng, quy trình, điều kiện và các hệ quả có liên quan

Đối với công việc phát sinh, hợp đồng cần phân biệt và làm rõ các sự kiện, trường hợp điều chỉnh khối lượng của hợp đồng, bao gồm các nhóm vấn đề chính như:

Về điều chỉnh khối lượng công việc: Cần có quy định rõ về những trường hợp đương nhiên được điều chỉnh khối lượng và những trường hợp phải có sự chấp thuận của các bên có liên quan trong việc điều chỉnh khối lượng (đặc biệt đặt ra với các loại hợp đồng trọn gói). Hợp đồng cũng cần làm rõ trường hợp phát sinh khối lượng do những sai sót, thiếu sót trong bản dự án hoặc hồ sơ thiết kế ban đầu. Tùy thuộc vào hình thức hợp đồng (trọn gói hay theo đơn giá), phải quy định rõ rủi ro bóc tách sai/thiếu khối lượng thuộc về nhà thầu hay chủ đầu tư. Đây là ranh giới tiên quyết để xác định đâu là “nghĩa vụ đương nhiên của hợp đồng” và đâu thực sự là “khối lượng phát sinh”. Cần lưu ý rằng, tùy từng trường hợp, việc điều chỉnh khối lượng công việc trong từng sự kiện/trường hợp cụ thể cũng có thể dẫn đến việc điều chỉnh các nội dung liên quan đến tiến độ, giá của Hợp đồng, điều kiện và điều khoản về thanh toán,... Các nguyên tắc này cũng cần quy định rõ trong hợp đồng.

Về điều chỉnh khối lượng dẫn đến điều chỉnh giá của hợp đồng, cần làm rõ ít nhất là các trường hợp: Một là, công việc phát sinh đã được phê duyệt và các bên thống nhất đơn giá; Hai là, công việc phát sinh đã được yêu cầu thực hiện nhưng chưa thống nhất đơn giá; Ba là, công việc được nhà thầu tự ý thực hiện mà không có trong quy định của hợp đồng; Bốn là, các công việc phát sinh do tính cấp bách cần thi công ngay để đảm bảo an toàn hoặc tránh đình trệ dự án nhưng hai bên chưa kịp thống nhất đơn giá mới. Trong một số truờng hợp,hợp đồng nên có quy định về nguyên tắc tạm xác định đơn giá tạm tính hoặc thanh toán dựa trên chi phí thực tế hợp lý hoặc nguyên tắc tham vấn bên thứ ba độc lập trong trường hợp có tranh chấp về khối lượng/đơn giá phát sinh chưa được thống nhất trước.

Hợp đồng cần quy định rõ về thẩm quyền của chủ đầu tư, ban quản lý dự án, tư vấn quản lý hợp đồng và tư vấn giám sát trong việc đưa ra chỉ đạo có khả năng làm phát sinh nghĩa vụ tài chính như: Tư vấn giám sát chỉ có thẩm quyền kiểm tra kỹ thuật và xác nhận số liệu đo lường thực tế; Ban quản lý dự án/Tư vấn quản lý hợp đồng chỉ được quyền phê duyệt các thay đổi nhỏ nằm trong hạn mức ngân sách dự phòng; Mọi thay đổi khối lượng dẫn đến vượt Tổng mức đầu tư hoặc thay đổi thiết kế cơ sở bắt buộc phải do cấp có thẩm quyền cao nhất của Chủ đầu tư phê duyệt.

Thứ tư,  quy định rõ về xác định, chứng minh thiệt hại và trách nhiệm đối với thiệt hại

Thay vì chỉ lặp lại nguyên tắc bồi thường thiệt hại chung của pháp luật dân sự theo thông lệ thường thấy, các bên nên thiết lập rõ nguyên tắc, điều khoản về xác định, chứng minh thiệt hại và trách nhiệm có liên quan. Một số gợi ý của tác giả từ kinh nghiệm tư vấn thực tiễn như sau:

Về phân loại và giới hạn trách nhiệm bồi thường: Hợp đồng cần phân định rạch ròi giữa thiệt hại trực tiếp và thiệt hại gián tiếp (thường bị bỏ qua hoặc không được chấp thuận trong điều khoản về bồi thường thiệt hại, như: thiệt hại từ mất cơ hội/gián đoạn kinh doanh, chi phí giải quyết tranh chấp trực tiếp hoặc giải quyết tranh chấp với bên thứ ba do hậu quả từ vi phạm hợp đồng xây dựng,...).  Đồng thời, các hợp đồng xây dựng cũng có thể thiết lập mức giới hạn trách nhiệm tối thiểu/tối đa và bồi thường thiệt hại cố định trong một số tình hướng. Tùy vào đối tượng và phạm vi công việc của hợp đồng, một số hợp đồng còn quy định chế tài cụ thể cho từng hành vi vi phạm, hành vi gian lận hoặc vi phạm các điều khoản về an toàn, môi trường,...

Về nguyên tắc bồi thường và xác định tổn thất: Hợp đồng có thể quy định rõ về nguyên tắc xác định cơ bản: Giá trị thiệt hại = khoản tổn thất thực tế + chi phí hợp lý khác + có quan hệ nhân quả + có khả năng chứng minh. Trong đó,các dữ liệu có thể được sử dụng để chứng minh gồm: hợp đồng và phụ lục; tiến độ cơ sở và tiến độ cập nhật; nhật ký thi công; biên bản họp; văn bản chỉ đạo; bảng chấm công; nhật trình máy; hóa đơn và chứng từ; hồ sơ nghiệm thu; chứng từ thuê máy móc, thiết bị; đặc biệt là xem xét giá trị của dữ liệu điện tử trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng như email, thông điệp dữ liệu, dữ liệu từ phần mềm quản lý dự án. Tuy nhiên, cần đặc biệt lưu ý: các thiệt hại phát sinh trên công trường thực tiễn là rất đa dạng và khó lường trước. Việc ấn định quá chi tiết và đóng khung các nguyên tắc, tài liệu, hồ sơ chứng minh thiệt hại có thể gây tác dụng ngược, làm khó cho chính chủ thể bị vi phạm trong việc đòi bồi thường. Do đó, kỹ thuật soạn thảo cần có một “điều khoản quét” nhằm bảo lưu quyền xác định và chứng minh thiệt hại bổ sung theo các nguyên tắc chung của pháp luật áp dụng.

Thứ năm, điều khoản về bất khả kháng

Điều khoản bất khả kháng cần được xây dựng theo hướng vừa bảo vệ bên bị ảnh hưởng, vừa ngăn ngừa việc lạm dụng căn cứ bất khả kháng để thoái thác trách nhiệm. Một cơ chế hợp lý để đánh giá bất khả kháng có thể gồm: Sự kiện xảy ra → thông báo → cung cấp chứng cứ → đánh giá mức độ ảnh hưởng → áp dụng biện pháp giảm thiểu → điều chỉnh tiến độ/biện pháp thi công → xem xét chi phí → tiếp tục thực hiện hoặc chấm dứt hợp đồng nếu đủ điều kiện.

Cần lưu ý, điều khoản bất khả kháng không nên chỉ được coi là một “tấm khiên” miễn trừ trách nhiệm chung chung, mà cần được thiết kế như một quy trình quản trị khủng hoảng chặt chẽ nhằm ngăn ngừa việc lạm dụng.Thay vì chỉ dẫn chiếu các điều kiện chung của pháp luật, hợp đồng xây dựng cần cụ thể hóa các trụ cột sau: Một là, xác định rõ các sự kiện, trường hợp được xem là bất khả kháng trong hợp đồng và có thể chi tiết hơn các sự kiện đã được pháp luật định nghĩa (chung chung); Hai là, quy định rõ về thủ tục, quy trình xử lý khi phát sinh sự kiện bất khả kháng như: hình thức và thời hạn thông báo, các tài liệu chứng minh sự kiện bất khả kháng và các biện pháp đã được thực thi để giảm thiểu thiệt hại/ảnh hưởng từ sự kiện bất khả kháng, thông báo về quyền tạm dừng, kế hoạch tạm dừng và khắc phục hậu quả,phương thức khắc phục hậu quả và chi phí dự kiến phát sinh,.....; Ba là, quy định rõ về các quyền và thủ tục có liên quan như: quyền tạm dừng công việc, điều chỉnh tiến độ, xử lý chi phí phát sinh, kế hoạch tiếp tục/chấm dứt thực hiện hợp đồng, điều kiện sửa đổi hoặc chấm dứt hợp đồng nếu sự kiện kéo dài,...

Thứ sáu, quy định rõ về nghĩa vụ, hình thức, phương thức thông báo

Đối với các sự kiện có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí hoặc chất lượng, hợp đồng nên yêu cầu thông báo trong thời hạn nhất định. Tuy nhiên, cần tránh quy định theo hướng chỉ cần thông báo muộn là đương nhiên mất toàn bộ quyền yêu cầu mà nên phân biệt: thông báo để giúp bên kia kịp thời xử lý; thông báo để bảo lưu quyền yêu cầu; thông báo như điều kiện bắt buộc để phát sinh quyền; thông báo có ý nghĩa chủ yếu về chứng cứ. Chỉ trong trường hợp thật sự cần thiết mớinên áp dụng cơ chế mất quyền yêu cầu do không thông báo đúng hạn. Do đó, thông báo không chỉ có chức năng báo tin mà còn là công cụ kích hoạt cơ chế phòng ngừa rủi ro của hợp đồng.

Thứ bảy, giải quyết tranh chấp

Mục tiêu của phòng ngừa rủi ro không phải là chuẩn bị tốt nhất cho một vụ kiện, mà là không để bất đồng nhỏ phát triển thành tranh chấp lớn. Cơ chế giải quyết tranh chấp nhiều tầng chính là giải pháp với ưu điểm hạn chế việc đưa những bất đồng nhỏ thành tranh chấp pháp lý phức tạp.

Do đó, hợp đồng nên xây dựng cơ chế xử lý theo nhiều tầng gồm: (i) Xử lý tại cấp quản lý dự án: Các cán bộ phụ trách hợp đồng, kỹ thuật và giám sát trực tiếp trao đổi và xử lý; (ii) Thương lượng/hòa giải: Đại diện có thẩm quyền của các bên xem xét vấn đề tranh chấp và tìm kiếm phương án cân bằng lợi ích để duy trì dự án; (iii) Trọng tài hoặc Tòa án: Chỉ sử dụng khi các cơ chế trước đó không giải quyết được tranh chấp. Việc lựa chọn trọng tài hay Tòa án cần được cân nhắc ngay từ khi soạn thảo hợp đồng. Trọng tài có thể phù hợp với những tranh chấp cần tính chuyên môn, bảo mật và mong muốn hạn chế sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Trong khi đó, Tòa án là cơ chế tài phán nhà nước có hệ thống tố tụng và cơ chế thi hành theo pháp luật.

Điều quan trọng là điều khoản giải quyết tranh chấp phải được xây dựng rõ ràng về nội dung: cơ quan giải quyết; phạm vi tranh chấp; luật áp dụng; địa điểm giải quyết; ngôn ngữ; cơ chế chỉ định người đại diện hoặc người có thẩm quyền; khả năng áp dụng các biện pháp khẩn cấp khi cần thiết. Việc lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp có thể giảm đáng kể thời gian gián đoạn dự án và chi phí phát sinh.

4. Kết luận

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ luật Dân sự năm 2015.

2. Luật Xây dựng năm 2025.

3. Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xây dựng về hợp đồng xây dựng.

4. Trần Thị Nguyệt (2024), Bàn về pháp luật điều chỉnh việc thực hiện hợp đồng khi hoàn cảnh thay đổi cơ bản ở Việt Nam hiện nay, Tạp chí Khoa học Đại học Hạ Long, số 13.

5. VIAC, Vi phạm thanh toán chiếm đến 66% tranh chấp hợp đồng xây dựng, https://viac.vn/goc-nhin-trong-tai-vien/vi-pham-thanh-toan-chiem-den-66-tranh-chap-hop-dong-xay-dung-a1326.html, truy cập ngày 04/9/2026.

Luật sư Khổng Vũ Hà, Luật sư Nguyễn Thanh Hà – Công ty Luật TNHH Vietthink.

#hopdongxaydung #viphamnghiavu #ruiro #tranhchap