Ngày 20/11/2014, Quốc hội đã thông qua Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 với nhiều điểm mới tích cực, góp phần thúc đẩy việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch cũng như hướng tới mục tiêu thiết lập hệ thống Chính phủ điện tử của Việt Nam sắp tới.
1. Một trong những điểm mới quan trọng nhất của Luật Hộ tịch năm 2014 là việc thay đổi về thẩm quyền đăng ký hộ tịch. Theo đó, thẩm quyền về hộ tịch của Sở Tư pháp trước đây sẽ được chuyển sang cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời có sự điều chỉnh lại phạm vi thẩm quyền về hộ tịch của Ủy ban nhân dân các cấp. Cụ thể, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ có thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; đăng ký khai sinh cho trẻ em có cha, mẹ là công dân Việt nam, kết hôn, nhận cha, mẹ, con cho công dân Việt Nam, khai tử cho người nước ngoài tại các khu vực biên giới của Việt Nam. Còn lại các nội dung đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài; đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và ghi sổ hộ tịch các nội dung hộ tịch của Công dân Việt nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài sẽ được giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện. Việc chuyển thẩm quyền về hộ tịch cho Ủy ban nhân dân cấp huyện sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân, đồng thời giảm sức ép về thủ tục hành chính hộ tịch trên cơ quan cấp tỉnh để Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tập trung làm tốt chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương.
Bên cạnh đó, thẩm quyền lãnh thổ về đăng ký hộ tịch cũng có sự thay đổi theo hướng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hơn. Theo đó, cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống chứ không nhất thiết phải xét theo thứ tự ưu tiên nơi đăng ký thường trú như trước đây. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú. Hoặc như về thẩm quyền đăng ký khai sinh, Luật mới cho phép Ủy ban nhân dân nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều thực hiện đăng ký khai sinh được, thay cho quy định như trước đây về việc ưu tiên cho Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người mẹ, nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của người cha mới được thực hiện. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi tiến hành các thủ tục về hộ tịch mà còn thể hiện tính chất công bằng nhất định trong quá trình cải cách tư pháp.
2. Việc rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính về hộ tịch cũng được xem là điểm tích cực của Luật hộ tịch mới. Nguyên tắc quan trọng trong đăng ký hộ tịch được Luật mới ghi nhận là “đối với những việc hộ tịch mà Luật này không quy định thời hạn giải quyết thì được giải quyết ngay trong ngày”, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Ví dụ như việc đăng ký kết hôn, nếu trước đây các bên kết hôn phải chờ trong năm ngày để hoàn tất thủ tục đăng ký kết hôn thì theo Luật hộ tịch năm 2014, ngay sau khi nhận đủ giấy tờ theo quy định, nếu thấy đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình, việc kết hôn sẽ được ghi vào Sổ hộ tịch và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức trao Giấy chứng nhận kết hôn cho hai bên nam, nữ. Trường hợp cần xác minh điều kiện kết hôn của hai bên nam, nữ thì thời hạn giải quyết mới không quá 05 ngày làm việc. Việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân và cũng thể hiện việc tích cực đẩy mạnh thực hiện đề án cải cách thủ tục hành chính của Chính phủ.
3. Một trong những nội dung được ghi nhận thêm là về việc cấp Số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh. Số định danh dùng để truy nguyên cá thể, phân biệt cá nhân này với cá nhân khác và được cấp duy nhất một lần cho một cá nhân. Khi tiến hành đăng ký khai sinh, cán bộ Tư pháp sẽ cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân và ghi nhận vào Giấy khai sinh. Đây cũng chính là số thẻ căn cước sau này khi công dân đủ 14 tuổi. Quy định này được ban hành nhằm thống nhất quy định với Luật căn cước công dân được ban hành cùng đợt và hướng tới xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và căn cước công dân, liên kết toàn bộ dữ liệu của công dân.
4. Luật Hộ tịch mới cũng hướng tới việc giảm thiểu những giấy tờ, tài liệu hành chính không cần thiết. Theo đó, trừ Giấy khai sinh và Giấy đăng ký kết hôn là cá nhân được cấp bản chính thì khi thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh các sự kiện hộ tịch, các sự kiện hộ tịch đó sẽ được ghi vào Sổ hộ tịch và cá nhân chỉ được cấp trích lục sổ hộ tịch. Mọi thông tin dữ liệu về hộ tịch của công dân sẽ được lưu giữ đầy đủ nhất trong Sổ hộ tịch và cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký. Điều này không chỉ giảm thiểu được thủ tục hành chính trong việc cấp các văn bản gốc, chi phí cấp bản gốc mà còn tạo thuận lợi nhanh chóng cho công dân khi có nhu cầu cần các thông tin hộ tịch.
5. Luật hộ tịch mới đã hướng tới việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia, trong đó nguồn là Sổ hộ tịch. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, phục vụ công tác quản lý dân cư, quản lý nhà nước và xã hội theo hướng hiện đại, bảo đảm thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác sử dụng.
Từ đó, công dân cũng có nhiều phương thức lựa chọn để thực hiện các thủ tục hành chính hộ tịch hơn như: nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan đăng ký hộ tịch hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến. Khi Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được hoàn thành và liên thông với nhau thì việc giải quyết các vấn đề hộ tịch qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ đảm bảo việc nhanh chóng, gọn nhẹ và giảm thiểu chi phí, thời gian trong thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch.
Tuy nhiên, để tránh gây xáo trộn lớn trong đời sống nhân dân, Luật cũng quy định, các loại sổ hộ tịch từ trước tới nay hiện đang lưu giữ tại Ủy ban nhân dân các cấp và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài vẫn có giá trị pháp lý và là cơ sở để cấp giấy tờ hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân; các giấy tờ hộ tịch của cá nhân được cấp trước ngày Luật có hiệu lực vẫn có giá trị pháp lý để chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân.
6. Bên cạnh đó, Luật hộ tịch mới cũng quy định việc miễn phí đăng ký hộ tịch cho một số đối tượng như người thuộc gia đình có công với cách mạng, hộ nghèo, người khuyết tật…; quy định tăng cường hơn trách nhiệm thông báo và cập nhật khi có sự thay đổi hộ tịch của Tòa án, cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm đảm bảo tính cập nhật, thống nhất của Cơ sở dữ liệu về hộ tịch của dân cư.
Luật Hộ tịch có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2016./.
(Phòng Tổng hợp VBPL)