Khi ký kết hợp đồng với công ty, các bên, đặc biệt là cá nhân thường ít quan tâm đến thẩm quyền của người ký kết, cứ thấy người ký là đại diện theo pháp luật của công ty và có dấu đỏ là an tâm rằng mình đã giao kết với công ty. Thực tế có nhiều hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền và khi xảy ra xung đột, công ty không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng (thường là do việc thực hiện hợp đồng không còn có lợi cho họ) đã lấy lý do người ký không đúng thẩm quyền để thoái thác trách nhiệm. Điều này đã gây nhiều phiền toái, cũng như thiệt hại cho đối tác, đặc biệt với những hợp đồng có giá trị lớn thì thiệt hại là không hề nhỏ. Công ty không chịu bồi thường thiệt hại cho đối tác vì cho rằng người ký hợp đồng không nhân danh công ty, còn cá nhân ký kết hợp đồng hoặc thoái thác trách nhiệm hoặc không có khả năng tự chịu trách nhiệm đối với thiệt hại quá lớn của đối tác. Vậy trong trường hợp này, đối tác phải làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình? Trách nhiệm với đối tác thuộc về công ty hay cá nhân người ký hợp đồng?
Qua kinh nghiệm thực tế giải quyết, chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý khi xác định trách nhiệm của công ty, của người ký đối với những hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Qua đó, mỗi tổ chức, cá nhân có thể bảo vệ được tối đa quyền và lợi ích của mình nếu đã ký hợp đồng hoặc có thể tránh được việc ký kết hợp đồng với người không có thẩm quyền.
Ba trường hợp điển hình của hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền Thực tế, hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền thường rất đa dạng về chủ thể ký kết, nhưng tựu chung lại sẽ rơi vào một trong ba trường hợp dưới đây:
(1) Người ký là đại diện theo pháp luật của công ty nhưng không có thẩm quyền ký kết.
Đây là những trường hợp mà theo quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty trước khi ký hợp đồng phải có quyết định hoặc thông qua của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị (đối với công ty CP). Nhưng, khi chưa có quyết định hoặc thông qua này, người đại diện theo pháp luật của công ty đã tiến hành ký kết thì hợp đồng sẽ vô hiệu.
Có thể kể đến một vài trường hợp như:
- Khi chưa có quyết định, thông qua của Hội đồng thành viên công ty TNHH, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỉ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ (điểm d khoản 2 Điều 56 Luật DN 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 67, khoản 1 Điều 86 LDN 2014;
- Khi chưa có quyết định hoặc thông qua của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty CP, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng đầu tư hoặc bán, vay, cho vay tài sản… có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác (điểm d khoản 2 Điều 135, điểm h khoản 2 Điều 149 LDN 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 162 LDN 2014.
(2) Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty và không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền ký kết.
Có thể kể đến một vài trường hợp như: Phó Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, Trưởng các phòng, ban… ký hợp đồng nhưng không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền.
(3) Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty, có ủy quyền hợp pháp nhưng thực hiện ký hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà hợp đồng có thể vô hiệu toàn bộ hoặc chỉ vô hiệu một phần.
Quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm của doanh nghiệp và người ký kết trong trường hợp hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền
Với những hợp đồng được xác lập bởi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp (đúng thẩm quyền ký kết) thì trong mọi trường hợp kể cả khi hợp đồng vô hiệu, doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm với đối tác bằng tài sản của mình. Điều này đã được quy định rõ tại Điều 93, Điều 618 Bộ luật Dân sự 2005.
Hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền của doanh nghiệp về nguyên tắc sẽ vô hiệu. Tuy nhiên, khi giải quyết hậu quả của những hợp đồng này, tùy từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp hoặc người ký sẽ chịu trách nhiệm với đối tác.
Theo quy định tại Điều 145 Bộ luật Dân sự 2005 về hậu quả của giao dịch dân sự do người không có thẩm quyền đại diện xác lập, thực hiện thì: “1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ trường hợp người đại diện hoặc người được đại diện đồng ý. Người đã giao dịch với người không có quyền đại diện phải thông báo cho người được đại diện hoặc người đại diện của người đó để trả lời trong thời hạn ấn định; nếu hết thời hạn này mà không trả lời thì giao dịch đó không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, nhưng người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện”.
Và Điều 146 Bộ luật Dân sự quy định về hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì: “1. Giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người được đại diện đồng ý hoặc biết mà không phản đối; nếu không được sự đồng ý thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện”.
Theo như quy định tại hai điều luật nêu trên thì:
- Doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm với đối tác nếu đồng ý hoặc biết mà không phản đối: i) việc ký kết hợp đồng của người không phải là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp hoặc ii) việc ký kết hợp đồng của người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp vượt quá phạm vi đại diện;
- Người ký sẽ chịu trách nhiệm với đối tác nếu doanh nghiệp không đồng ý hoặc phản đối việc ký kết của họ.
Luật Doanh nghiệp 2014 tuy có nhiều quy định mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt đã dành riêng Điều 14 để nói về về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật. Nhưng, cũng như Luật Doanh nghiệp 2004, Luật Doanh nghiệp năm 2014 không có quy định nào nói về trách nhiệm của doanh nghiệp hay người đại diện doanh nghiệp với đối tác trong trường hợp hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền.
Như vậy, để xác định được trường hợp nào thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, trường hợp nào thuộc trách nhiệm của người ký kết phải căn cứ vào các quy định tại Điều 145, 146 Bộ luật Dân sự đã nêu ở trên. Theo đó, doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm nếu họ đồng ý hoặc biết mà không phản đối việc ký kết không đúng thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi đại diện của người ký kết, trường hợp còn lại thì người ký kết sẽ chịu trách nhiệm. Vấn đề đặt ra là dựa vào đâu để xác định được doanh nghiệp đồng ý hay biết mà không phản đối việc ký kết đó thì pháp luật lại chưa có quy định cụ thể. Điều này đã dẫn đến tình trạng áp dụng pháp luật một cách tùy tiện, không nhất quán giữa các cơ quan, các cá nhân khác nhau; việc xác định trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp hay cá nhân người ký phụ thuộc nhiều vào sự đánh giá chủ quan của người làm luật.
Hiện tại, khi tranh chấp xảy ra, các bên liên quan thường viện dẫn quy định tại mục 2 phần I Nghị quyết 04/2003/NQ-HĐTP ngày 27/5/2003 của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao để xác định trường hợp nào thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, trường hợp nào thuộc trách nhiệm của người ký. Tuy nhiên, quy định tại Nghị quyết 04/2003/NQ-HĐTP nêu trên là để hướng dẫn áp dụng điểm c khoản 1 Điều 8 Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế (đã được thay thế bởi Bộ luật Dân sự 1995, sửa đổi năm 2005) và chỉ hướng dẫn áp dụng đối với những hợp đồng kinh tế, trong khi thực tế hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền phần lớn là hợp đồng dân sự. Vì vậy, không phải trường hợp nào cũng áp dụng được Nghị quyết 04/2003/NQ-HĐTP.
Đối tác công ty phải làm gì để tránh rủi ro
- Trước khi ký kết hợp đồng:
Mọi giao dịch của doanh nghiệp đều được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp. Vì vậy, để tránh trường hợp giao dịch với người không có thẩm quyền của doanh nghiệp, trước khi ký kết hợp đồng, đối tác phải lưu ý kiểm tra những thông tin cơ bản sau:
Kiểm tra thông tin tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty để xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Trường hợp người ký kết là đại diện theo pháp luật thì cũng phải kiểm tra xem hợp đồng có thuộc trường hợp phải có sự thông qua của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị (đối với công ty CP) hay không, nếu thuộc trường hợp này thì bắt buộc phải có quyết định hoặc thông qua của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thì người đại diện theo pháp luật mới đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng;
- Trường hợp họ không phải là đại diện theo pháp luật thì phải có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền. Phải kiểm tra phạm vi, thời hạn, nội dung ủy quyền để xác định chính xác thẩm quyền của người ký kết, tránh trường hợp ký vượt quá phạm vi ủy quyền.
- Đã ký kết hợp đồng với người không có thẩm quyền: Trường hợp đã chót ký hợp đồng với người không có thẩm quyền của doanh nghiệp, khi xảy ra tranh chấp, để buộc doanh nghiệp chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, đối tác của doanh nghiệp phải chứng minh được doanh nghiệp đồng ý hoặc biết mà không phản đối việc ký kết hợp đồng của người không có thẩm quyền. Tuy nhiên, do pháp luật chưa có quy định cụ thể nên để chứng minh được yếu tố đồng ý hoặc biết mà không phản đối của doanh nghiệp là không hề đơn giản, nhất là với những đối tác là cá nhân thì lại càng khó khăn hơn. Qua thực tế giải quyết công việc, đồng thời đã được nhiều cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận, chúng tôi xin đưa ra một vài biểu hiện được coi là doanh nghiệp đã đồng ý hoặc biết mà không phản đối viêc ký kết sai thẩm quyền, cụ thể:
Việc thực hiện hợp đồng diễn ra công khai, liên tục, trong một thời gian dài tại doanh nghiệp, diễn biến cũng như nội dung thực hiện hợp đồng được phản ánh trong các cuộc họp có sự tham dự đầy đủ của người có thẩm quyền ký kết, quyết định của doanh nghiệp.
Các khoản thu, chi từ việc thực hiện hợp đồng được phản ánh tại chứng từ, sổ sách kế toán hay báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã được báo cáo hoặc phê duyệt của chính người có thẩm quyền ký kết, quyết định của doanh nghiệp;
- Doanh nghiệp đã sử dụng những tài sản có được từ việc thực hiện hợp đồng vào mục đích chung mà người có thẩm quyền ký kết, quyết định đều biết;
- Lợi nhuận từ việc thực hiện hợp đồng được doanh nghiệp sử dụng để tái đầu tư hoặc sử dụng vào các mục đích chung của doanh nghiệp;
- Trong một số trường hợp nhất định có thể căn cứ vào việc doanh nghiệp đã và đang chấp nhận, thực hiện những hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền tương tự.
Một vài kiến nghị
Luật Doanh nghiệp 2014 đã có những quy định rất mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, như: quy định rõ ràng hơn về quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; cho phép công ty TNHH, công ty CP được quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật … Tuy nhiên, những quy định này vẫn chưa phân định rõ trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật và của doanh nghiệp trong trường hợp giao dịch vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Vì vậy, để bảo đảm an toàn trong giao dịch, cũng như bảo vệ quyền và lợi ích của đối tác doanh nghiệp, chúng tôi xin đưa ra một vài kiến nghị sau:
- Cần có hướng dẫn cụ thể cho Điều 145 và Điều 146 Bộ luật Dân sự về những trường hợp được coi là người có thẩm quyền đồng ý hoặc biết mà không phản đối việc ký kết của người không có thẩm quyền, trên cơ sở đó mới xác định được trường hợp nào doanh nghiệp chịu trách nhiệm, trường hợp nào người ký chịu trách nhiệm với đối tác.
- Trường hợp doanh nghiệp có từ 2 người đại diện theo pháp luật trở lên thì việc phân chia phạm vi đại diện cho từng người thường mang tính nội bộ doanh nghiệp, đối tác khi giao dịch khó có thể biết được người đại diện đó có thẩm quyền giao dịch hay không. Do vậy, để bảo vệ quyền lợi cho đối tác của doan nghiệp trong trường hợp này cần hướng dẫn rõ: nếu người đại diện theo pháp luật xác lập giao dịch vượt ngoài thẩm quyền đại diện được phân công theo quy định của công ty với người thứ ba, thì giao dịch đó vẫn có giá trị đối với doanh nghiệp được đại diện, người đại diện sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với doanh nghiệp, trừ trường hợp, người thứ ba biết hoặc phải biết người đại diện đó không có thẩm quyền xác lập giao dịch với mình.
Luật sư Phan Thị Sánh
Công ty Luật Vietthink