Cùng với sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật Việt Nam nói chung và pháp luật về doanh nghiệp nói riêng, chế định người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp đang dần trở nên hoàn thiện hơn để kịp thời đáp ứng xu thế phát triển của thời đại. Luật Doanh nghiệp (LDN) 2020 được Quốc hội thông qua tại kỳ họp thứ 9 khóa XIV bắt đầu có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2021 đã có những quy định điều chỉnh, bổ sung kịp thời quy định về phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp có từ 02 NĐDTPL trở lên). Qua đó, góp phần tháo gỡ một số vướng mắc trên thực tế.
Nguồn: Internet
Số lượng NĐDTPL và việc phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL
Khoản 2 Điều 12 LDN 2020 quy định: “Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật”.
Theo quy định trên, mô hình nhiều NĐDTPL chỉ áp dụng với loại hình công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) (gọi chung là “công ty”). Điều lệ công ty sẽ quy định về số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL của công ty. Đây là quy định mới của LDN 2014 so với LDN 2005 và tiếp tục được kế thừa tại LDN 2020, nhằm tạo điều kiện để các công ty chủ động hơn trong hoạt động quản trị, điều hành sản xuất kinh doanh, nhất là đối với các công ty đại chúng có quy mô lớn hoặc hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực.
Tương tự LDN 2014, LDN 2020 không quy định cứng về việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện giữa những NĐDTPL mà những vấn đề này sẽ được quy định cụ thể trong Điều lệ, Quy chế hoạt động của công ty và/hoặc trong các Quyết định bổ nhiệm/giao nhiệm vụ cho những NĐDTPL. Tuy nhiên, LDN 2020 đã bổ sung thêm quy định mới hướng đến việc phòng ngừa rủi ro và bảo vệ quyền lợi cho bên thứ ba ngay tình, cụ thể: trường hợp Điều lệ công ty không quy định cụ thể về việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL thì mỗi NĐDTPL đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba, và tất cả NĐDTPL phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp (Khoản 2 Điều 12 LDN 2020). Theo đó, khi doanh nghiệp đã lựa chọn mô hình có nhiều hơn một NĐDTPL thì doanh nghiệp buộc phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL để tăng hiệu quả quản lý doanh nghiệp, hoặc, phải chấp nhận rằng mỗi NĐDTPL đều có vai trò ngang nhau và cũng phải chịu trách nhiệm ngang nhau trước các vấn đề của doanh nghiệp.
Phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL không làm thay đổi thẩm quyền Người quản lý doanh nghiệp
NĐDTPL là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật (khoản 1 Điều 12 LDN 2020). Trên thực tế, doanh nghiệp thường bổ nhiệm NĐDTPL là người nắm giữ một số chức danh quản lý như Chủ tịch (Phó chủ tịch) HĐQT, Chủ tịch (Phó chủ tịch) HĐTV, Tổng giám đốc (Phó tổng giám đốc),.. Do vậy, bản chất phân chia quyền, nghĩa vụ của những NĐDTPL ở đây là phân chia chức năng đại diện của doanh nghiệp giữa những NĐDTPL với nhau. Việc phân chia quyền, nghĩa vụ đại diện này không làm thay đổi thẩm quyền của người quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn, công ty X có 02 NĐDTPL là ông A và ông B; trong đó ông A kiêm Chủ tịch HĐQT; ông B kiêm Tổng giám đốc. Theo đó, ngoài việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của một NDĐTPL, ông A còn thực hiện quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT quy định tại khoản 3 Điều 156 LDN 2020 (i); ông B còn thực hiện quyền và nghĩa vụ của Tổng giám đốc theo khoản 3 Điều 162 LDN 2020. Do đó, mặc dù với cùng chức năng là người đại diện, vẫn cần phân biệt thẩm quyền đại diện của ông A và ông B vì những lý do được phân tích dưới đây.
Tại sao phải xây dựng cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL
Mô hình doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL được xem như “con dao hai lưỡi”. Trong trường hợp Điều lệ công ty không quy định rõ phạm vi thẩm quyền đại diện của từng NĐDTPL, thì tất cả những NĐDTPL đều có thẩm quyền đại diện như nhau trong các giao dịch của công ty. Trường hợp này dẫn đến tình trạng những NĐDTPL sẽ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, từ chối đại diện cho công ty trong các giao dịch phức tạp hoặc có mức độ rủi ro cao, về lâu dài có thể dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp thậm chí ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khi có những quyết định cần phải được đưa ra và thực hiện một cách kịp thời. Mặt khác, sự thiếu rõ ràng về thẩm quyền đại diện cụ thể của từng NĐDTPL cũng có thể dẫn đến sự chồng chéo về thẩm quyền giữa những NĐDTPL, hoặc nguy cơ “lạm quyền” ký các giao dịch vượt quá thẩm quyền cho phép để trục lợi, gây thất thoát, thiệt hại cho Công ty. Ngược lại, việc quy định rõ thẩm quyền của mỗi NĐDTPL của công ty sẽ giúp hạn chế sự chồng chéo về thẩm quyền giữa những NĐDTPL, nâng cao hiệu quả quản trị công ty. Đồng thời, ràng buộc trách nhiệm của NĐDTPL đối với lĩnh vực được phân công đại diện. Qua đó có thể xác định và xử lý trách nhiệm cá nhân của mỗi NĐDTPL trong trường hợp có sai phạm.
Tuy nhiên, để cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ phát huy hiệu quả thực sự thì các công ty cần phải phân định rõ ràng, công khai, minh bạch về vai trò và thẩm quyền đại diện của mỗi NĐDTPL trong Điều lệ và quy chế hoạt động của công ty. Đồng thời phải có cơ chế giám sát chặt chẽ việc thực hiện thẩm quyền đại diện được phân công của mỗi NĐDTPL của công ty. Vì vậy, khi lựa chọn cơ cấu tổ chức có nhiều hơn một NĐDTPL trong doanh nghiệp mình, thì doanh nghiệp cần hiểu rõ quy định của pháp luật về vấn đề này và chủ động xây dựng một cơ chế phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL cho phù hợp, tránh bị động và gặp phải những tình huống rủi ro cho doanh nghiệp cũng như rủi ro cho chính những NĐDTPL. Khi xây dựng mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ các doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, Điều lệ và các quy chế quản trị nội bộ của doanh nghiệp cần quy định rõ chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn của những NĐDTPL và xác định rõ thẩm quyền của những người cùng là NĐDTPL của doanh nghiệp nhưng khác nhau về chức danh quản lý, điều hành, cụ thể:
- Phân định thẩm quyền của những NĐDTPL trong việc ký kết hợp đồng/giao dịch theo tiêu chí từng lĩnh vực cụ thể (NĐDTPL phụ trách chung, NĐDTPL phụ trách mảng bán lẻ/sản xuất/nhân sự, v.v...) hoặc theo chức năng (NĐDTPL phụ trách đối nội/ NĐDTPL phụ trách đối ngoại, v.v...);
- Xác định rõ các hợp đồng/giao dịch cần phải được sự chấp thuận của tất cả những NĐDTPL hay chỉ cần một người;
- Xác định rõ hiệu lực của hợp đồng/giao dịch của công ty đối với người thứ ba trong trường hợp một NĐDTPL phản đối văn bản mà NĐDTPL khác đã ký kết;
- Xác định rõ trách nhiệm liên đới hay riêng lẻ của những NĐDTPL;
- Cơ chế giám sát lẫn nhau giữa những NĐDTPL.
Thứ hai, cần xác định rõ trách nhiệm của từng NĐDTPL trong phạm vi được phân chia quyền, nghĩa vụ và xây dựng cơ chế để phối hợp hiệu quả.
Thứ ba, cần xây dựng cơ chế giám sát việc thực hiện quyền của NĐDTPL. Theo đó, cần giám sát việc thực thi quyền của mỗi NĐDTPL, thông qua Ban Kiểm soát – cơ quan giám sát nội bộ độc lập, thành viên HĐQT độc lập và thiết lập cơ chế giám sát trực tiếp từ các cổ đông công ty.
Tham khảo một số mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL
Trên cơ sở vận dụng quy định pháp luật hiện hành cũng như thực tiễn tư vấn quản trị doanh nghiệp trong thời gian qua, chúng tôi xin đưa ra một số mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng như sau:
- Mô hình 01: Phân định thẩm quyền đại diện phù hợp với chức vụ, thẩm quyền quản lý của từng NĐDTPL. Ví dụ: Trường hợp Công ty có 02 NĐDTPL là Chủ tịch HĐQT/HĐTV và Tổng Giám đốc/Giám đốc, thì NĐDTPL là Chủ tịch HĐQT/HĐTV sẽ đại diện cho công ty trong việc ký các giấy tờ, hợp đồng, giao dịch liên quan trực tiếp đến quyền lợi của các cổ đông, thành viên góp vốn như: tiếp nhận, quản lý vốn góp, chuyển nhượng vốn của các cổ đông, thành viên công ty, mua bán, tặng cho tài sản của công ty...; NĐDTPL là Tổng Giám đốc sẽ đại diện cho công ty trong việc ký các giấy tờ, hợp đồng, giao dịch liên quan đến các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý nhân sự của công ty.
- Mô hình 02: Phân định thẩm quyền đại diện theo từng lĩnh vực mà NĐDTPL phụ trách hoặc điều hành trực tiếp. Ví dụ: NĐDTPL phụ trách lĩnh vực đầu tư, kinh doanh sẽ đại diện cho công ty ký các giấy tờ, hợp đồng, giao dịch liên quan đến đầu tư, kinh doanh; NĐDTPL phụ trách lĩnh vực tài chính sẽ đại diện cho công ty ký các giấy tờ, giao dịch, hợp đồng liên quan đến huy động vốn, hóa đơn, chứng từ kế toán; NĐDTPL phụ trách vấn đề nhân sự, lao động sẽ đại diện cho doanh nghiệp ký các giấy tờ, hợp đồng liên quan đến vấn đề nhân sự, lao động.
- Mô hình 03: Phân định thẩm quyền đại diện theo phạm vi địa bàn mà NĐDTPL phụ trách. Ví dụ: NĐDTPL phụ trách các hoạt động của doanh nghiệp ở địa bàn phía Nam sẽ đại diện công ty ký các giấy tờ, giao dịch, hợp đồng phát sinh ở phía Nam và ngược lại;
- Mô hình 04: Phân định thẩm quyền đại diện theo quy mô, tính chất hoặc giá trị giao dịch, hợp đồng. Ví dụ: NĐDTPL là Chủ tịch HĐQT/HĐTV sẽ đại diện công ty ký các giấy tờ, giao dịch, hợp đồng có giá trị từ 500 tỷ đồng trở lên; NĐDTPL là Tổng Giám đốc sẽ đại diện công ty ký các giấy tờ, giao dịch, hợp đồng có giá trị dưới 500 tỷ đồng, v.v...
Mô hình doanh nghiệp có nhiều NĐDTPL là một điểm mới, tiến bộ của pháp luật doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một đặc thù riêng theo mục tiêu, chiến lược, ngành nghề kinh doanh của mình và chỉ có các ông chủ doanh nghiệp mới là người hiểu rõ nhất. Vì vậy, để đạt hiệu quả tối ưu, việc xây dựng mô hình phân chia quyền, nghĩa vụ giữa những NĐDTPL luôn cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các ông chủ doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự có am hiểu, có kinh nghiệm thực hành pháp luật về quản trị doanh nghiệp.
(Bài viết trên đây mang quan điểm cá nhân của các tác giả).
Ths., Ls, Cao Thị Hòa – Ths., Ls. Lê Văn Tiến
Công ty Luật TNHH Vietthink./.