Trong khoảng một thập kỷ trở lại đây, nhất là sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO) và tham gia tích cực vào tiến trình hội nhập quốc tế, nhu cầu về dịch vụ pháp lý có sự khởi sắc một cách rõ rệt. Cùng với điều này là sự thay đổi rất lớn trong nhận thức của người dân, Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý. Nhiều khách hàng không đợi đến lúc bị đối tác “lừa” hoặc rơi vào vòng lao lý mới tìm đến luật sư, mà họ đã chủ động sử dụng dịch vụ pháp lý như một “lá chắn” để ngăn ngừa rủi ro và bảo vệ họ khi cần thiết. Đó chính là cơ hội cho sự ra đời của ngày càng nhiều tổ chức hành nghề Luật sư trên cả nước. Tuy nhiên, có một thực tế là trong khi nhiều hãng luật đã nhanh chóng vươn lên khẳng định vị thế của mình và không ngừng phát triển, thì cũng có không ít những tổ chức hành nghề vẫn đang loay hoay tìm hướng đi để tồn tại.
Nguyên nhân khiến các tổ chức hành nghề luật sư không thể “lớn” được thì có rất nhiều. Nhưng nguyên nhân lớn nhất bắt nguồn từ công tác quản trị. Quản trị một doanh nghiệp thông thường vốn đã khó. Quản trị một tổ chức hành nghề luật sư càng khó khăn hơn nhiều do tính chất đặc thù của lĩnh vực nghề nghiệp. Trong khi các điều kiện để thành lập và đăng ký một tổ chức hành nghề luật sư được coi là khá thông thoáng, thì ngay các Luật sư là chủ sở hữu hoặc thành viên sáng lập của tổ chức đó đôi khi lại rất thiếu kinh nghiệm và kỹ năng quản trị. Công tác đào tạo về quản trị và các chính sách, giải pháp hỗ trợ về công tác quản trị của các tổ chức hành nghề luật sư lại hoàn toàn thiếu vắng. Ngay cả các mô hình tổ chức, quản trị mẫu của các tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam hiện tại cũng chưa được định hình.
Qua nghiên cứu mô hình của một số hãng luật được coi là thành công trong thời gian qua, bài viết này sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm và kỹ năng trong công tác quản trị các tổ chức hành nghề luật sư hiện nay.
Thứ nhất, cần đặt con người ở vị trí trung tâm.
Mối quan hệ giữa các Luật sư sáng lập trong một Công ty luật chủ yếu mang tính chất đối nhân. Sự đóng góp của các Luật sư sáng lập trong một tổ chức hành nghề chủ yếu là bằng danh tiếng cá nhân, kinh nghiệm và uy tín nghề nghiệp. Một công ty Luật danh tiếng trước hết cần phải có những luật sư danh tiếng làm nòng cốt. Bên cạnh đó cần có đội ngũ cộng sự mạnh, có trí tuệ, năng lực, kinh nghiệm và kiến thức chuyên biệt hoặc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể cung cấp dịch vụ pháp lý đa dạng, có chất lượng, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Chính sự chuyên nghiệp và gắn kết của Luật sư thành viên sẽ tạo nên sức mạnh của tổ chức hành nghề luật sư. Vì vậy, ngoài kỹ năng quản trị của một doanh nhân, người quản trị tổ chức hành nghề Luật sư cần điều hành tổ chức của mình trên nguyên tắc tôn trọng sự công bằng, khách quan, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp đồng thời phải khơi gợi, gắn kết và phát huy được sức mạnh tập thể của mọi thành viên trong tổ chức.
(Ảnh: Luật sư Vietthink và công tác nghiên cứu khoa học tại Hội nghị lấy ý kiến góp ý, xây dựng Giáo trình “Kỹ năng Tư vấn pháp luật và Giải quyết tranh chấp ngoài Tòa án” – Học viện tư pháp tháng 10/2018 – nguồn ảnh: Học Viện Tư Pháp)
Thứ hai, kiên định mục tiêu và kiên quyết loại bỏ cái tôi, lợi ích cá nhân.
Luật sư thường là những người có cá tính mạnh và tính độc lập cao trong công việc. Họ cũng là những người am hiểu luật pháp, có tinh thần tranh đấu và luôn nhìn nhận các vấn đề trong quản trị Công ty một cách đa diện, có phản biện. Vì vậy, các vấn đề nội bộ, nguyên tắc hợp tác và quản trị Công ty luôn cần đạt được sự thống nhất và cần được xem đó là luật cơ bản để duy trì sự hợp tác, phát triển lâu dài của Công ty. Nhưng đó cũng chính là thử thách rất lớn đối vơi các Luật sư sáng lập và quản lý các hãng luật. Mô hình nào cũng chỉ đưa lại thành công khi người quản lý kiên định với những mục tiêu, chiến lược đã đề ra. Đồng thời các Luật sư sáng lập và quản lý phải biết đặt lợi ích phát triển của tổ chức lên trên tham vọng và lợi ích cá nhân của mình. Loại bỏ được cái “tôi” của các Luật sư sáng lập cũng là cách để theo đuổi nguyên tắc quản trị “lấy con người làm trung tâm” và vì mục tiêu phát triển lâu dài của tổ chức hành nghề Luật sư.
Thứ ba, chú trọng xây dựng văn hóa doanh nghiệp để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
Văn hóa doanh nghiệp là tổng hòa của những triết lý kinh doanh, phương thức quản lý, tiêu chuẩn đạo đức, quy chuẩn hành vi ứng xử trong nội bộ và ứng xử giữa các thành viên trong tổ chức đối với khách hàng. Đối với các tổ chức hành nghề Luật sư, văn hóa doanh nghiệp được xem là những giá trị cốt lõi, những nét đặc sắc riêng biệt tạo nên bản sắc riêng có của tổ chức đó. Văn hóa doanh nghiệp tạo nên đặc trưng riêng của tổ chức hành nghề luật sư, đặt mỗi cá nhân trong tổ chức đó trước những tiêu chuẩn, quy chuẩn khắt khe về tác phong làm việc, sinh hoạt và ứng xử hàng ngày. Đó chính là chất keo gắn kết mọi người và góp phần tạo dựng hình ảnh của tổ chức trong mắt khách hàng, công chúng.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là cả một quá trình bền bỉ, lâu dài và phải tuân thủ các bước sau:
- Tạo dựng những giá trị cốt lõi của tổ chức hành nghề, đồng thời truyền bá và tạo niềm tin cho mọi thành viên trong tổ chức về những giá trị đó;
- Tuyển chọn nhân sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, môi trường công việc và các tiêu chuẩn đặc định của tổ chức;
- Đào tạo nhân sự để trở thành những người tiếp tục truyền cảm hứng và tôn vinh những trị cốt lõi của tổ chức;
- Xây dựng những tấm gương sáng; hình tượng điển hình trong tổ chức;
- Xác lập quy chế khen thưởng nhằm khích lệ nhân sự có nỗ lực hoàn thành công việc, gắn bó lâu dài với tổ chức, đồng thời, việc xử phạt cho những hành vi vi phạm cũng cần thật chính xác, kịp thời và nghiêm minh.
Thứ tư, chuyên biệt hóa trách nhiệm của từng thành viên quản trị.
Trên một diễn đàn những người hành nghề luật, câu hỏi “hãy kể tên những Luật sư vừa giỏi nghề vừa giỏi kinh doanh” đã không nhận được nhiều câu trả lời nêu đích danh Luật sư “giỏi” đồng thời trong cả 2 lĩnh vực đó. Có nhiều Luật sư, khi làm nghề, họ rất xuất sắc, tuy nhiên khi chuyển sang là người quản trị công ty luật, họ nhận thấy mình không còn đủ sự tĩnh tâm để suy nghĩ thấu đáo về mặt chuyên môn. Tâm trí họ bị sao lãng bởi những công việc mang tính chất xúc tiến, cho những cuộc gặp, những trao đổi mang tính chất dealing/ thỏa thuận về giá của dịch vụ pháp lý. Trên thực tế, trong quá trình hoạt động kinh doanh, nhiều công ty luật đã có sự phân công trách nhiệm quản lý như Luật sư chuyên phụ trách về xúc tiến thương mại, quảng bá hình ảnh công ty; Luật sư chuyên về quản trị nội bộ và Luật sư chuyên sâu trong từng lĩnh vực/ dịch vụ pháp lý cụ thể. Việc phân chia rõ ràng này đã tạo điều kiện để hoạt động của công ty được ổn định hơn. Sự phân công này cũng tối ưu hóa được năng lực của từng nhân sự quản lý và gia tăng sự hài lòng của Khách hàng khi sử dụng dịch vụ pháp lý của tổ chức hành nghề Luật sư.
Thứ năm, liên kết lại và nhìn xa hơn.
Tại các nước phát triển trên thế giới đều có các hãng luật đa quốc gia, họ hoạt động như một tập đoàn đa quốc gia thực thụ với hàng nghìn Luật sư và đội ngũ nhân viên hỗ trợ như kế toán, thư ký, lễ tân, trợ lý Luật sư. Các hãng luật này cung cấp gần như tất cả các dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp cho khách hàng pháp nhân và thể nhân mà không giới hạn ở không gian địa lý nào. Các công ty thành viên của những hãng luật này có thể không cùng chủ sở hữu mà họ có thể liên kết trên cơ sở của một thỏa thuận hợp tác, theo những thời hạn nhất định hoặc có thể là đối tác của nhau theo từng loại việc cụ thể.
Tại Việt Nam, sự kết hợp giữa các tổ chức hành nghề Luật sư phần lớn chỉ mang tính vụ việc, nghĩa là hãng luật này chuyển giao một phần hoặc toàn bộ một vụ việc của khách hàng sang cho hãng luật khác. Việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài/ “outsource” này mang tính đơn lẻ, riêng rẽ và không thường xuyên. Khi còn mang tâm lý sợ mất Khách hàng, cạnh tranh để có được Khách hàng thì Luật sư quản trị sẽ không thấy được lợi ích của sự hợp tác giữa các hãng luật khác nhau với những ưu thế và sự chuyên sâu về một hoặc một số dịch vụ pháp lý. Sự hợp tác này cần được nhìn nhận như một mối quan hệ cộng sinh, được xây dựng trên cơ sở tin tưởng lẫn nhau, đảm bảo tốt nhất quyền lợi của Khách hàng cũng như góp phần đem lại lợi nhuận lớn hơn trong kinh doanh cho tổ chức hành nghề Luật sư.
(Ảnh: Vietthink và hoạt động hợp tác quốc tế)
Thứ sáu, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của tổ chức.
Trong bối cảnh bùng nổ về công nghệ thông tin trên phạm vi toàn cầu, các tổ chức hành nghề luật sư cũng cần chú trọng ứng dụng những công nghệ mới hoạt động tư vấn và công việc hành chính hàng ngày. Việc thiết lập hệ thống hoá đơn điện tử (e-billing), hệ thống quản lý văn bản, lưu giữ thông tin, phần mềm quản lý Khách hàng…là những công việc cần thiết được triển khai ngay với những ứng dụng công nghệ mới nhất. Những tiện ích của các phần mềm/ chương trình công nghệ sẽ góp phần nâng cao tính hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý, mặt khác sẽ giảm thiểu chi phí cho Khách hàng. Nhiều công ty luật sau khi ứng dụng thành công những tiện ích về công nghệ đã không những gia tăng uy tín dịch vụ của mình mà còn giảm được chi phí quản lý, thuê nhân viên hỗ trợ.
Một cách tổng quát, các công ty luật và các luật sư thành viên cần phải tự rà soát, đánh giá lại chiến lược phát triển của mình một cách thường xuyên, đặc biệt là chiến lược về quản trị để kịp thời đưa ra những điều chỉnh và quyết sách hợp lý. Một hãng luật mạnh cần phải có chiến lược quản trị tốt. Chiến lược quản trị tốt không thể là sự áp dụng sao chép hoặc du nhập từ bên ngoài, mà phải do chính những người sáng lập và quản lý tổ chức xây dựng nên. Không ai có thể làm thay và làm tốt hơn họ công việc này. Đó cũng chính là bí quyết đơn giản để có được ngày càng nhiều hãng luật thành công và uy tín tại Việt Nam./.
Luật sư Trần Thị Ngân
Trưởng phòng tư vấn doanh nghiệp - Công ty Luật TNHH Vietthink