Quay lại Bản in
Cỡ chữ

CÔNG TY ĐẠI CHÚNG TỔ CHỨC ĐHĐCĐ THƯỜNG NIÊN 2020 NHƯ THẾ NÀO TRONG MÙA DỊCH COVID-19?

Ảnh hưởng của dịch Covid-19 đến việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên là sự kiện pháp lý quan trọng đối với công ty cổ phần nói chung và các công ty đại chúng nói riêng. Đây là diễn đàn để các cổ đông và Ban lãnh đạo công ty thảo luận, thông qua kết quả SXKD của năm cũ và đưa ra những định hướng, quyết sách cho năm tài chính mới. Do vậy, việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên là yêu cầu bắt buộc đối với các công ty đại chúng.

Theo quy định tại Điều 136 Luật Doanh nghiệp (LDN) 2014 và khoản 1 Điều 14 Điều lệ mẫu công ty đại chúng (ban hành kèm theo Thông tư số 95/2017/TT-BTC ngày 22/9/2017 của Bộ Tài chính): ĐHĐCĐ họp thường niên mỗi năm một lần trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị (HĐQT), Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Theo thông lệ, tháng 4 dương lịch hàng năm là thời điểm các công ty đại chúng đồng loạt tổ chức ĐHĐCĐ thường niên. Trên thực tế, nếu không vì những lý do đặc biệt thì phần lớn các công ty đại chúng đều không muốn gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên, một mặt do sợ ảnh hưởng đến việc triển khai kế hoạch SXKD của doanh nghiệp; mặt khác công ty không muốn các cổ đông, nhà đầu tư và cơ quan quản lý đặt dấu hỏi đằng sau việc gia hạn ĐHĐCĐ.

Hiện nay, dich Covid-19 đang lan rộng trên toàn cầu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến các mặt đời sống kinh tế-xã hội của các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Ngày 27/3/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-TTg về quyết liệt thực hiện đợt cao điểm phòng, chống dịch covid-19. Theo đó, Thủ tướng Chính phủ giao Chủ tịch UBND cấp tỉnh chỉ đạo áp dụng biện pháp hạn chế tụ tập đông người từ 0 giờ ngày 28 tháng 3 đến hết ngày 15 tháng 4 năm 2020, trong đó có việc  dừng các hoạt động hội họp, các sự kiện tập trung trên 20 người trong một phòng; tạm đình chỉ hoạt động các cơ sở kinh doanh dịch vụ trên địa bàn, trừ các cơ sở kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thiết yếu....

Trước diễn biến phức tạp của dịch bệnh, ngày 31/3/2020, Thủ tướng Chính phủ tiếp tục ban hành Chỉ thị số 16/CT-TTg về thực hiện các biện pháp cấp bách phòng, chống dịch Covid-19. Trong đó, yêu cầu thực hiện cách ly toàn xã hội trong vòng 15 ngày kể từ 0 giờ ngày 01 tháng 4 năm 2020 trên phạm vi toàn quốc.

Như vậy, trong thời gian đang áp dụng biện pháp hạn chế tụ tập đông người và cách ly xã hội (đến hết ngày 15/4/2020) để phòng, chống dịch Covid-19 theo Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ thì các công ty đại chúng không thể tiến hành họp ĐHĐCĐ thường niên.


(Nguồn ảnh: Internet)

ĐHĐCĐ thường niên 2020 được tổ chức trong trường hợp nào? 
Căn cứ quy định tại Điều 136 LDN thì thời hạn chót để các công ty đại chúng tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 là ngày 30/4/2020 (trường hợp không gia hạn), với điều kiện là sau ngày 15/4/2020 Thủ tướng Chính phủ không kéo dài thời gian áp dụng các biện pháp hạn chế tụ tập đông người và cách ly xã hội.

Theo quy định tại Điều 139 LDN: HĐQT phải gửi thông báo mời họp ĐHĐCĐ đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 137 LDN và điểm a khoản 2 Điều 18 Điều lệ mẫu công ty đại chúng: Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không sớm hơn năm (05) ngày trước ngày gửi thông báo mời họp ĐHĐCĐ.

Như vậy, giả sử công ty dự định triệu tập họp ĐHĐCĐ vào ngày 30/4/2020 thì HĐQT phải gửi thông báo mời họp cho các cổ đông trong Danh sách cổ đông chậm nhất là vào ngày 20/4/2020 và Danh sách cổ đông dự họp phải được chốt không sớm hơn ngày 15/4/2020. Nếu công ty dự định triệu tập họp ĐHĐCĐ vào một thời điểm sớm hơn ngày 30/4/2020 thì các mốc thời gian chốt Danh sách cổ đông tham dự và gửi thông báo mời họp đến các cổ đông cũng được lùi tương ứng. Nhưng theo quy định thì thời gian có thể họp ĐHĐCĐ thường niên sớm nhất là vào ngày 16/4/2020. Trong trường hợp này, việc gửi thông báo mời họp đến các cổ đông không thể muộn hơn ngày 06/4 và ngày chốt Danh sách cổ đông không thể muộn hơn ngày 01/4/2020. 

Nếu hết ngày 15/4/2020 mà Thủ tướng Chính phủ không quyết định kéo dài thời gian áp dụng các biện pháp hạn chế tụ tập đông người và cách ly xã hội thì việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên ngay sau ngày 15/4/2020 sẽ không bị coi là vi phạm. Việc chốt Danh sách cổ đông cũng như gửi thông báo mời họp đến các cổ đông trong khoảng thời gian thực hiện cách ly xã hội vẫn được tiến hành bình thường, vì Theo văn bản số 2061/VPCP-KGVX ngày 03/4/2020 của Văn phòng Chính phủ V/v thực hiện chỉ thị số 16/CT-TTg về phòng, chống dịch Covid-19 thì các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán, bưu chính, viễn thông… vẫn hoạt động bình thường trong thời gian thực hiện cách ly xã hội. Trước đó, tại Văn bản số 1916/UBCK-GSĐC ngày 20/3/2020, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) cũng đề nghị Trung tâm Lưu ký Chứng khoán Việt Nam (VSD) hỗ trợ chốt danh sách cổ đông để phục vụ việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 của các công ty đại chúng.

Tuy nhiên, các công ty đại chúng cần cân nhắc và đề phòng trường hợp số lượng cổ đông tham dự ít, không đủ điều kiện để tiến hành Đại hội theo quy định tại khoản 1 Điều 141 LDN dẫn đến phải hoãn họp. Khả năng này rất dễ xẩy ra bởi tâm lý các cổ đông vẫn e ngại tham dự các sự kiện đông người khi dịch Covid-19 chưa được dập tắt hoàn toàn. Mặt khác, các phương tiện giao thông đường bộ, đường hàng không vẫn bị hạn chế cũng sẽ là trở ngại khách quan đối với các cổ đông dự họp.

Trường hợp dịch Covid-19 vẫn tiếp tục diễn biến phức tạp thì Thủ tướng Chính phủ có thể quyết định kéo dài thời gian áp dụng các biện pháp hạn chế tụ tập đông người và cách ly xã hội sau ngày 15/4/2020 (hiện Chính phủ vẫn để ngỏ khả năng này). Trong trường hợp này, HĐQT công ty đại chúng sẽ phải đề nghị Cơ quan đăng ký kinh doanh cho gia hạn họp ĐHĐCĐ thường niên 2020 sang tháng 5 hoặc tháng 6 năm 2020, khi đó tình hình dịch Covid-19 có thể đã được khống chế và các biện pháp hạn chế của Chính phủ có thể được dỡ bỏ. Hoặc HĐQT phải quyết định tổ chức ĐHĐCĐ theo hình thức khác để vừa tuân thủ đúng quy định của LDN, vừa đảm bảo yêu cầu phòng, chống dịch Covid-19 của Chính phủ. Lưu ý là theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Nghị định số 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng (Nghị định 71/2017/NĐ-CP) thì việc họp ĐHĐCĐ thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

Công ty đại chúng có thể áp dụng hình thức ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử?

Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 140 LDN: Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ trong trường hợp tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Nghị định 71/2017/NĐ-CP: Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. 

Theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 13 và điểm b khoản 10 Điều 20 Điều lệ công ty đại chúng: Cổ đông phổ thông có nghĩa vụ tham dự ĐHĐCĐ và biểu quyết thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Người triệu tập họp ĐHĐCĐ khi xác định địa điểm đại hội có thể bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền không dự họp được theo Điều khoản này hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với địa điểm chính của đại hội có thể đồng thời tham dự đại hội.

Căn cứ các quy định trên đây, công ty đại chúng có thể lựa chọn hình thức tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử để các cổ đông tham dự và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thông qua họp trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử theo quy định. Vấn đề này cũng đã được khẳng định tại Văn bản số 1916/UBCK-GSĐC ngày 20/3/2020 của UBCKNN v/v Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2020.

Đối với hình thức họp trực tuyến, công ty có thể bố trí nhiều địa điểm họp khác nhau (trong trường hợp các biện pháp hạn chế của Chính phủ chưa được dỡ bỏ thì mỗi địa điểm họp không được tập trung quá 20 người và phải bố trí chỗ ngồi đảm bảo khoảng cách giữa những người dự họp theo đúng quy định). Các địa điểm họp được kết nối đường truyền trực tuyến để Chủ tọa có thể điều hành chương trình cuộc họp và các cổ đông có thể nghe các báo cáo, tờ trình, phát biểu ý kiến và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thông qua màn hình điện tử. Theo quy định tại khoản 1 Điều 136 LDN: Trường hợp cuộc họp ĐHĐCĐ được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp ĐHĐCĐ được xác định là nơi Chủ tọa tham dự họp. Các địa điểm khác phải đảm bảo thuận tiện để những người tại những địa điểm này và tại địa điểm chính có thể đồng thời tham dự Đại hội.

Đối với hình thức bỏ phiếu điện tử, HĐQT sẽ gửi nội dung chương trình ĐHĐCĐ và các tài liệu liên quan để các cổ đông nghiên cứu. Các cổ đông sẽ không phát biểu tham luận hay chất vấn mà chỉ đưa ra ý kiến của mình là đồng ý hay không đồng ý đối với từng vấn đề trong chương trình họp ĐHĐCĐ bằng việc bỏ phiếu điện tử. 

Trong thực tế, nếu các công ty đại chúng đảm bảo được các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật thì có thể sử dụng kết hợp giữa hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến và hình thức bỏ phiếu điện tử tại Đại hội. Hiện tại ở Việt Nam có rất nhiều đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ đường truyền internet để phục các cuộc họp, hội nghị trực tuyến với chất lượng cao. Riêng đối với hình thức bỏ phiếu điện tử, VSD đã đảm bảo cung cấp dịch vụ kỹ thuật để hỗ trợ các công ty đại chúng áp dụng hình thức này.

 
(Nguồn ảnh: Internet)

Ưu điểm và hạn chế của hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử

Trong bối cảnh dịch Covid-19 đang hoành hành hiện nay, việc áp dụng hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử được xem là giải pháp phù hợp, vừa đảm bảo tuân thủ các quy định về phòng, chống dịch của Chính phủ, vừa mang lại nhiều lợi ích cho các công ty đại chúng và các cổ đông. Hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu trực tuyến cho phép cổ đông có thể tham dự cuộc họp hoặc tham gia bỏ phiếu ở bất kỳ đâu một cách thuận tiện, nhất là trong điều kiện công nghệ viễn thông và internet phát triển như hiện nay, qua đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại của các cổ đông. Số lượng cổ đông tham dự sẽ nhiều hơn một cuộc họp trực tiếp, làm tăng cơ hội thành công và chất lượng của ĐHĐCĐ cũng như bảo đảm tốt hơn quyền lợi của các cổ đông. Đối với các công ty đại chúng, việc áp dụng hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu trực tuyến sẽ làm giảm đáng kể chi phí tổ chức và nhân sự phục vụ Đại hội trong khi lại có được kết quả biểu quyết nhanh chóng, chính xác và minh bạch, qua đó cũng khẳng định năng lực quản trị và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp.

Bên cạnh những ưu điểm trên đây thì hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử cũng có một số hạn chế và vướng mắc đối với các công ty đại chúng.

Về kỹ thuật, để áp dụng các hình thức này đòi hỏi các công ty đại chúng phải giải quyết một loạt vấn đề, từ việc xây dựng kịch bản chương trình, kế hoạch tổ chức ĐHĐCĐ với các phương án khả thi; chuẩn bị địa điểm họp phù hợp với các trang thiết bị hỗ trợ cần thiết; đảm bảo duy trì chất lượng đường truyền internet ổn định trong suốt thời gian Đại hội, đến việc định danh các cổ đông tham dự Đại hội, bảo mật thông tin và các phiếu biểu quyết, phiếu bầu cử, xử lý kết quả biểu quyết, bầu cử, v.v… Do vậy, mặc dù đã được quy định trong LDN và Điều lệ mẫu công ty đại chúng, nhưng họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử vẫn là những hình thức mới mẻ, thậm chí xa lạ với hầu hết các công ty. Thực tế trong thời gian qua vẫn có rất ít công ty đại chúng lựa chọn các hình thức này.

Về tâm lý, do hình thức họp ĐHĐCĐ trực tiếp đã được tổ chức nhiều năm và trở nên quen thuộc nên đa phần các công ty đại chúng vẫn muốn duy trì thói quen đó, ngại thay đổi. Ngoài ra, vì lý do bảo mật thông tin, nhiều doanh nghiệp có tâm lý không muốn sử dụng dịch vụ hỗ trợ họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử do bên thứ ba cung cấp.

Về pháp lý, công ty đại chúng chỉ có thể áp dụng hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử nếu Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị của Công ty có quy định hình về các hình thức này. Do vậy, công ty cần rà soát các quy định của Điều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị của Công ty để bảo đảm đủ điều kiện tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử theo quy định của pháp luật. Theo hướng dẫn của UBCKNN tại Văn bản số 1916/UBCK-GSĐC: Trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế quản lý nội bộ Công ty chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, thì HĐQT công ty phải xây dựng quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ dung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHĐCĐ thông qua (quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến. Đây thực sự là một trở ngại lớn đối với các công ty đại chúng hiện nay khi mà thủ tục sửa đổi Điều lệ, Quy chế quản trị nội bộ Công ty hoặc Quy chế tổ chức Đại hội đòi hỏi phải có thời gian trong khi thời hạn tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 theo luật định không còn nhiều. 

Trong khi đó, theo quy định tại khoản 1 Điều 147 LDN: Cổ đông có quyền yêu cầu Tòa án tuyên bố hủy bỏ Nghị quyết của ĐHĐCĐ nếu “trình tự và thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của Đại hội đồng cổ đông không thực hiện đúng theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.” Điều đó đòi hỏi các công ty đại chúng khi lựa chọn hình thức họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử phải hết sức thận trọng để Đại hội được tổ chức đúng luật và kết quả Đại hội không bị hủy bỏ.

Từ những phân tích trên đây cho thấy việc tìm ra một phương án tối ưu để tổ chức ĐHĐCĐ thường niên 2020 của các các công ty đại chúng trong thời điểm hiện nay không hề dễ dàng. Theo quan điểm của chúng tôi, việc lựa chọn hình thức họp ĐHĐCĐ trực tiếp hay họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hay một hình thức khác phải xuất phát từ đặc thù và những điều kiện, hoàn cảnh thực tế của từng công ty. Quan trọng hơn, các công ty đại chúng cần theo dõi sát sao diễn biến của dịch Covid-19 và các chỉ đạo của Chính phủ về phòng, chống dịch để có những quyết định kịp thời, phù hợp để vừa tổ chức thành công ĐHĐCĐ vừa tuân thủ đúng yêu cầu về phòng, chống dịch./.

Ts. Ls. Lê Đình Vinh – Ths, Ls Đậu Quốc Dũng
Công ty Luật Vietthink

Tin liên quan:
http://vietthink.vn/vi/tin-tu-vietthink.nd/dich-covid-19-co-phai-la-su-kien-bat-kha-khang-de-doanh-nghiep-duoc-mien-thuc-hien-nghia-vu-theo-hop-dong.html




Cập nhật: 09/04/2020
Lượt xem:1540